Нужно ли брать согласие на обработку ПД, когда клиент записывается по телефону или в мессенджере

ПД — персональные данные.

Пока в одних компаниях заставляют подписать согласие на обработку ПД даже «мимопроходил», другие не имеют точного представления, что это за документ и для чего он нужен.

Давайте прямо сейчас поставим жирную точку в этом вопросе. Разобраться — дело трех минут. Засекайте.

Есть несколько законных оснований обработки персональных данных. Одно из распространённых — согласие субъекта ПД (клиента). Бизнес должен брать согласие на обработку персональных данных, если для этого нет иных оснований, предусмотренных законом.

Теперь на примерах посмотрим, в каких ситуациях он обязан брать согласие на обработку ПД, а в каких — нет.

Рассмотрим случай, когда потенциальный клиент находит ваш номер в Интернете, звонит и просит записать его на услугу.

Получается:

некая Ирина позвонила с номера +7 988 9***2**4 и записалась на маникюр на 18:00.

Всё, что бизнесу известно о клиенте:

имя и номер телефона.

Являются ли имя и номер телефона персональными данными?

Да.

Нужно ли брать по телефону согласие Ирины на обработку её персональных данных (имени и номера телефона)?

Нет.

Объяснение:

Сбор ПД осуществляется по основаниям, предусмотренным законом.

В этом примере клиентка сама позвонила для записи на услугу. Основание обработки ПД — заключение и исполнение договора по инициативе клиента (достигнуто соглашение о том, что клиент придёт по конкретному адресу в конкретное время для получения конкретной услуги).

Ситуация выглядела бы так же, если бы Ирина записалась на маникюр через мессенджер. Разницы в формате записи и услуге (консультация, урок, бронирование стола в ресторане и др.) нет.

Важно то, что клиент сам связался с компанией удобным способом и изъявил желание получить услугу.

В случае записи на услуги и по телефону, и в мессенджерах отдельного согласия на обработку ПД брать не нужно.

Когда данные собираются использовать для каких-либо целей, которые не предусмотрены договором (например, номер телефона, адрес электронной почты или ссылку на страницу Ирины в социальной сети включат в рекламную рассылку и будут направлять рекламные материалы).

Как мы писали выше — для предоставления услуги получать согласие не нужно.

Если вы хотите получить согласие на обработку ПД для других целей (кроме исполнения договора), например, для рассылки рекламы, то сделать это можно:

• письменно, когда клиент придет за услугой;
• с помощью сервисов сайта;
• с помощью бота.

Если делаете выбор в пользу сайта или бота, то оставляйте возможность давать или не давать согласие (проставить галочку в чек-боксе либо не проставлять). Мессенджер — не самая удобная площадка для этого.

Первым ответом на сообщение клиента о желании получить услугу должно быть сообщение с текстом, наподобие: «Продолжая переписку в чате, вы подтверждаете, что даете согласие на обработку персональных данных». После этих слов должна идти ссылка на текст согласия либо файл с текстом согласия.

Де-юре получить согласие на обработку ПД по телефону можно, но на практике с этим есть сложности. Проблема в том, что доказать факт получения согласия по телефону непросто, поэтому мы не рекомендуем пользоваться таким способом.

По телефону можно собирать данные исключительно в целях заключения и исполнения договора (то есть, если обращаться к приведённому выше примеру, только непосредственно для записи на маникюр): для этого, как мы писали выше, брать согласие на обработку ПД не требуется.

Для использования ПД в иных целях брать согласие на обработку ПД по телефону не стоит.